Analiza interpretacji indywidualnych dotyczących IP Box wskazuje, że największą trudność w rozliczeniu sprawia temat kosztów. Problemy dotyczą głównie wskaźnika nexus, kosztów pośrednich oraz sytuacji, gdy podatnik nie wykazuje żadnych kosztów.
IP Box wymaga kosztów
Warunkiem rozliczenia IP Box jest wykazanie przynajmniej jednego kosztu bezpośrednio związanego z pracami badawczo-rozwojowymi nad prawem własności intelektualnej. Wydatku tego nie trzeba ponosić jednak każdego roku – wykazanie go przynajmniej raz będzie podstawą do korzystania z IP Box w kolejnych latach. Więcej o działalności badawczo-rozwojowej zajdziesz w artykule Działalność badawczo-rozwojowa – czym jest?
Powyższa zasada wynika z tego, że stosując IP Box należy obliczyć wskaźnik nexus. Wskaźnik ten wylicza się na podstawie skumulowanych wydatków badawczo-rozwojowych ze wszystkich lat prowadzenia prac nad danym IP. Brak kosztów B+R w jednym roku nie wyklucza zatem IP Box pod warunkiem, że takie koszty zostały rozliczone w latach poprzednich. Brak kosztów we wszystkich latach powoduje, że nie ma możliwości wyliczenia wskaźnika, czego skutkiem jest brak możliwości stosowania IP Box. Szczegółowe informacje o tym, jak wyliczyć wskaźnik nexus, znajdziesz w artykule Wskaźnik nexus – co to jest i do czego służy?
Wymóg wykazania przynajmniej jednego kosztu może być jednak problematyczny dla osób wykonujących samodzielnie działalność gospodarczą. Rozwiązaniem może być tutaj zakwalifikowanie składek ZUS do kosztów uzyskania przychodów i wprowadzenie ich do KPiR. Jeżeli jedynym przedmiotem działalności są prace B+R nad prawem własności intelektualnej, to składki ZUS mogą być uznane za koszt kwalifikujący się do wskaźnika nexus.
Koszty bezpośrednie a koszty pośrednie
Odrębnym od wskaźnika nexus tematem jest sposób ustalania dochodu podlegającego opodatkowaniu stawką 5% PIT/CIT. W wielu przypadkach określenie wysokości przychodu z prawa własności intelektualnej nie stanowi dużego problemu, w przeciwieństwie do kosztów. Analizując ponoszone wydatki należy bowiem ustalić, czy dany koszt jest bezpośrednio związany z przychodem z danego IP, czy jest kosztem pośrednio związanym, czy też może nie wykazuje żadnego związku z prawem własności intelektualnej. Weryfikację taką należy przeprowadzić dla wszystkich ponoszonych kosztów w trakcie roku.
Kosztami bezpośrednio związanymi z IP są te wydatki, które zostały poniesione wyłącznie w celu osiągnięcia przychodu z danego IP. W tej grupie będą się na pewno mieścić koszty B+R z danego roku podatkowego rozliczane we wskaźniku nexus, ale nie tylko. Kosztem bezpośrednim będzie przykładowo koszt reklamy programu komputerowego, albo koszty obsługi prawnej przy przygotowaniu umowy licencyjnej na korzystanie z wynalazku. Koszty bezpośrednie należy w całości uwzględniać przy wyliczaniu dochodu IP Box.
Kosztów poniesionych w celu osiągnięcia przychodów innych niż IP Box, które nie wykazują żadnych związków z prawem własności intelektualnej na tej samej zasadzie w całości nie uwzględnia się przy wyliczaniu IP Box (koszty te w całości pomniejszają przychód opodatkowany podstawową stawką podatku).
Pozostałe wydatki, których nie można jednoznacznie przypisać do konkretnego przychodu, czyli wszystkie koszty ogólne funkcjonowania przedsiębiorstwa należy podzielić według odpowiedniej proporcji i przypisać częściowo do dochodu IP Box, a częściowo do pozostałych dochodów. Klucz podziału kosztów pośrednich powinien być odpowiedni dla danego wydatku. Przykładowo, w przypadku kosztów najmu podziału można dokonać według udziału powierzchni zajętej na działania związane z danym IP w całej powierzchni lokalu. W sytuacji, gdy żadne kryterium nie umożliwia podzielenia kosztów ogólnych w obiektywnie uzasadniony sposób można zastosować proporcję przychodów IP Box do pozostałych przychodów. Tak ustalona proporcja na koniec roku powinna być podstawą do przeksięgowania kosztów pośrednich na odpowiednie konta/pozycje ewidencji IP Box.
Rozliczenie kosztów to obowiązek
Wykazanie kosztów dla wskaźnika nexus oraz odpowiedni podział kosztów z danego roku jest obowiązkiem wszystkich, którzy chcą korzystać z IP Box. Koszty powinny być prawidłowo ewidencjonowane na bieżąco w trakcie roku w prowadzonej ewidencji księgowej IP Box. Brak rzetelnej kalkulacji kosztów IP Box jest podstawą do zakwestionowania przez organy podatkowe prawa do stosowania obniżonej stawki podatku dochodowego.
Informacje o ewidencji księgowej IP Box możesz znaleźć w artykule Ewidencja księgowo-podatkowa dla IP Box.
Paweł Malewski